Tous les guides · Publié le 6 septembre 2026 · 3 min de lecture

Changer de logiciel de studio sans perdre les crédits de vos clients

La peur de perdre les crédits de ses clients retient plus de studios que le prix. Elle est fondée, et elle se règle avec une méthode. La voici, dans l’ordre.

Transparence : ce guide est écrit par l’équipe de Ritmello, un logiciel de gestion de studio. Nous avons ce biais, et nous compensons avec des chiffres que vous pouvez vérifier vous-même.

Ce qui doit survivre, et ce qui peut rester derrière

Trois choses doivent passer d’un logiciel à l’autre sans perte : vos clients, leurs forfaits en cours avec le nombre exact de crédits restants et la date d’expiration, et leurs abonnements avec la date du prochain renouvellement. Tout le reste est confortable mais pas vital : l’historique des présences, les anciennes cartes épuisées, les notes.

La clé de tout, c’est le courriel. Un client se reconnaît à son courriel d’un logiciel à l’autre. Avant d’exporter quoi que ce soit, corrigez les courriels manquants ou en double dans votre logiciel actuel : c’est le seul travail manuel que la migration exige vraiment.

Étape 1 : exporter, même si le bouton est bien caché

Tous les logiciels installés permettent d’exporter la liste des clients en CSV, parfois dans un menu de rapports plutôt que dans les réglages. Cherchez ensuite un export des forfaits ou des cartes actives : c’est celui qui contient les crédits restants. Si vous ne le trouvez pas, demandez-le au support par écrit ; vous avez le droit à vos données.

Un fichier par sujet suffit : un pour les clients (nom, courriel, téléphone), un pour les crédits (courriel, nom du forfait, crédits restants, date d’expiration). Peu importe l’ordre des colonnes ou la langue des en-têtes.

Étape 2 : importer avec un aperçu, jamais à l’aveugle

Un bon import montre ce qu’il va créer avant de le créer : combien de clients, lesquels seront ignorés et pourquoi (courriel invalide, ligne vide, doublon). Refusez tout outil qui écrit directement dans votre base sans cette étape. Une erreur de colonne se voit en dix secondes dans un aperçu ; elle se répare en une journée une fois écrite.

Relancer un import doit être sans danger. Si votre fichier était incomplet et que vous l’envoyez une seconde fois, aucun client ne doit apparaître deux fois : le courriel sert de clé, et un client déjà présent est simplement reconnu.

Le piège des faux paiements

Un forfait importé n’a pas été vendu dans le nouveau logiciel : il a été vendu il y a trois mois dans l’ancien. S’il est enregistré comme une vente à son prix normal, vos rapports de revenus du mois de la migration gonflent artificiellement, et vous déclarez un chiffre d’affaires que vous n’avez pas encaissé.

La bonne méthode enregistre le forfait importé à zéro, sans écriture de paiement, avec la mention qu’il vient d’une migration. Le client garde ses crédits exacts, et vos rapports restent justes.

Étape 3 : choisir le moment, et prévenir

Migrez un dimanche soir ou pendant une semaine creuse, jamais la veille d’une rentrée. Gardez l’ancien logiciel en lecture seule une semaine, le temps de vérifier trois ou quatre clients au hasard : leurs crédits sont-ils bons, leur prochain cours est-il là.

Prévenez vos clients la veille, en deux phrases. Voici un message qui fonctionne :

« À partir de lundi, vos réservations passent par notre nouvelle page : [adresse]. Vos crédits et votre abonnement y sont déjà. Rien à créer, pas de mot de passe : votre courriel suffit. »

Comment cela se passe chez Ritmello

L’import se trouve dans Réglages, sous « Importer des données ». Vous déposez un fichier CSV, l’outil reconnaît les colonnes en français ou en anglais, vous montre l’aperçu et les lignes qu’il va ignorer, et ne crée rien avant votre confirmation. Les forfaits importés sont enregistrés à prix zéro sans paiement fictif, et relancer un import ne crée jamais de doublon.

Si vous préférez ne pas y toucher, envoyez-nous vos fichiers : nous faisons la migration pour vous, gratuitement, et vous validez l’aperçu avant toute création.